Cobrar una factura de 1.000 € no siempre significa ingresar 1.000 € en tu cuenta. Si trabajas como profesional autónomo para una empresa u otro profesional, es habitual que tu factura incluya IVA y una retención de IRPF. El resultado puede parecer raro al principio: sumas un impuesto, restas otro y el total a pagar no coincide con la base de tu servicio. Entender cómo emitir factura con IRPF evita errores, correcciones y conversaciones incómodas con tus clientes.
La idea clave es sencilla: el IRPF no es un descuento comercial ni una comisión. Es un pago anticipado de tu impuesto sobre la renta que el cliente retiene e ingresa a Hacienda en tu nombre.
Cuándo debes emitir una factura con IRPF
La retención de IRPF se aplica, por norma general, a facturas por actividades profesionales cuando el cliente es una empresa, una entidad o un autónomo que actúa como profesional o empresario. Es una situación habitual para diseñadores, desarrolladores, consultores, fotógrafos, arquitectos, profesionales de marketing o especialistas de TI que prestan servicios a empresas.
En cambio, si tu cliente es un particular que contrata un servicio para uso personal, normalmente no debes incluir retención de IRPF. Por ejemplo, si una fotógrafa factura una sesión familiar a una persona particular, la factura suele llevar IVA si corresponde, pero no IRPF. Si esa misma fotógrafa realiza fotografías corporativas para una agencia, la retención puede ser aplicable.
No todas las actividades ni todas las operaciones siguen exactamente la misma regla. Hay tipos de retención específicos para ciertos rendimientos y actividades. Si tienes dudas sobre la naturaleza de tu actividad, conviene confirmar el porcentaje con tu asesoría o revisar tu situación fiscal antes de enviar la factura. Copiar el formato de otro autónomo no siempre es suficiente.
El porcentaje de IRPF habitual
Para actividades profesionales, el tipo de retención general es del 15 % sobre la base imponible de la factura. Es el porcentaje que verás en la mayoría de facturas profesionales.
Los profesionales que inician una actividad pueden aplicar una retención reducida del 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes, siempre que cumplan los requisitos. Para usarla, debes comunicarlo a tus clientes de forma adecuada. No es algo que el cliente deba adivinar al recibir una factura con un porcentaje inferior.
La retención se calcula sobre la base imponible, es decir, el importe de tus servicios antes de IVA. El IVA no forma parte de la base sobre la que se descuenta el IRPF.
Cómo emitir factura con IRPF paso a paso
No necesitas convertir cada factura en un problema de cálculos. El orden correcto es: definir el servicio, calcular la base imponible, añadir el IVA que corresponda y restar la retención de IRPF.
Imagina que has realizado un servicio de consultoría por 1.000 €. Tu cliente es una empresa y debes aplicar IVA del 21 % e IRPF del 15 %.
La base imponible es de 1.000 €. El IVA es 210 €, por lo que el total de la factura asciende a 1.210 €. Si se aplica una retención de IRPF del 15 %, el cliente retiene 150 € y el importe líquido a pagar al profesional es de 1.060 €.
1.000 € + 210 € = 1.210 € de total de factura 1.210 € - 150 € = 1.060 € de importe líquido a pagar
El cliente te paga 1.060 €. Los 150 € retenidos no desaparecen: el cliente los declara e ingresa a Hacienda como retención practicada a tu favor.
Es frecuente equivocarse al pensar que el IRPF se suma igual que el IVA. No es así. El IVA aumenta el importe que cobra el proveedor porque después deberá gestionarse según corresponda. La retención de IRPF, en cambio, reduce el total que recibe el profesional en ese momento.
Datos que debe incluir la factura
Una factura con IRPF debe contener los datos habituales de una factura completa: número y, si procede, serie; fecha de expedición; datos identificativos del emisor y del cliente; NIF; descripción clara del servicio; base imponible; tipo y cuota de IVA cuando corresponda; retención de IRPF; y total a pagar.
El concepto merece atención. “Servicios profesionales” es demasiado genérico si puedes concretar más. Es preferible escribir algo como “Diseño de identidad visual correspondiente a septiembre de 2026” o “Desarrollo de mejoras web según presupuesto aceptado”. Así, cliente y proveedor entienden qué se ha facturado sin tener que buscar mensajes antiguos.
La numeración debe seguir un orden correlativo dentro de cada serie. No reutilices números ni alteres una factura ya enviada como si nunca hubiera existido. Si detectas un error una vez expedida, lo habitual es corregirlo mediante una factura rectificativa, identificando la factura original y explicando el motivo de la corrección.
Ejemplo de desglose en una factura
Para un servicio profesional de 800 €, con IVA del 21 % y retención del 15 %, el desglose sería el siguiente:
- Base imponible: 800 €.
- IVA 21 %: 168 €.
- Total factura: 968 €.
- Retención IRPF 15 %: -120 €.
- Importe líquido a pagar: 848 €.
El signo negativo delante del IRPF ayuda a que el cliente vea rápidamente que se trata de una retención y no de un importe adicional. También es recomendable indicar el porcentaje, no solo la cantidad, para que el documento sea fácil de revisar.
Errores frecuentes al facturar con retención
El primer error es aplicar IRPF a todos los clientes por defecto. Si facturas a particulares, lo habitual es que no exista retención. Antes de crear el documento, comprueba si el destinatario actúa como empresa o profesional y si el servicio está sujeto a retención.
El segundo es calcular la retención sobre el total con IVA incluido. En una factura profesional estándar, el IRPF se calcula sobre la base imponible. Aplicarlo sobre base más IVA altera el resultado y obliga a corregir la factura.
También conviene evitar usar el 7 % sin revisar si aún puedes aplicarlo. El tipo reducido tiene un periodo concreto y depende de que se cumplan las condiciones. Cuando ese periodo termina, tendrás que pasar al tipo general que corresponda.
Por último, no confundas una factura proforma con una factura emitida. La proforma sirve para adelantar un presupuesto o una previsión de cobro, pero no sustituye a la factura definitiva ni debe ocupar su lugar en tu numeración oficial.
Facturar sin repetir cálculos cada mes
Cuando emites varias facturas parecidas, el problema no suele ser entender el IRPF, sino repetir datos y operaciones una y otra vez. Guardar tus servicios habituales, tener los datos de cada cliente preparados y revisar el desglose antes de enviar reduce mucho los fallos manuales.
Una herramienta de facturación sencilla como Facturita permite crear facturas profesionales, guardar clientes y servicios, consultar tu historial y trabajar desde distintos dispositivos. Así puedes centrarte en revisar que el tipo de IVA y la retención son correctos, en lugar de montar cada documento desde cero en una hoja de cálculo.
Si necesitas adaptarte a VeriFactu, conviene distinguir entre facturar con IRPF y los requisitos de los sistemas de facturación: son cuestiones diferentes, aunque aparezcan en el mismo proceso. Para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, la fecha prevista de aplicación del RRSIF es antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de empresarios y autónomos, es antes del 1 de julio de 2027. Tu obligación concreta puede depender de tu situación, por lo que es buena idea revisar con tiempo qué te afecta.
Emitir una factura con IRPF no tiene por qué ser un trámite pesado. Identifica bien al cliente, aplica el porcentaje que te corresponda, calcula la retención sobre la base imponible y deja el desglose claro. Con esos cuatro hábitos, cada factura será más fácil de revisar, cobrar y conservar.