Una factura puede estar perfectamente emitida y, aun así, llevar un importe incorrecto si no sabes cuándo aplicar retención IRPF. Es una duda habitual entre autónomos: prestas un servicio, añades IVA y aparece la pregunta de siempre: ¿debo restar también IRPF? La respuesta no depende solo de tu actividad. También importa quién es tu cliente y en qué contexto recibe la factura.
La idea clave es sencilla: la retención no es un descuento comercial ni un importe opcional. Es una parte del IRPF que tu cliente ingresa a Hacienda en tu nombre. Por eso no se aplica en todas las facturas ni se calcula sobre el total final.
Cuándo aplicar retención IRPF en tus facturas
Como regla general, debes incluir retención de IRPF cuando realizas una actividad profesional y facturas a una empresa, a otro autónomo o a una entidad que actúa como pagadora en el desarrollo de su actividad.
Es el caso típico de un diseñador que factura a una agencia, una desarrolladora que trabaja para una empresa tecnológica, un fotógrafo contratado por una marca o una consultora que presta servicios a una sociedad. Si la actividad que facturas es profesional y tu cliente actúa como empresario o profesional, normalmente procede aplicar retención.
En cambio, si tu cliente es un particular que contrata el servicio para uso personal, lo habitual es que no haya retención. Por ejemplo, si una fotógrafa hace un reportaje familiar para una persona particular, la factura puede llevar IVA si corresponde, pero normalmente no IRPF retenido.
Esta diferencia es práctica: no basta con mirar qué servicio has prestado. Antes de emitir la factura, identifica si quien paga es un particular o una empresa, autónomo o entidad que contrata el servicio para su actividad.
El cliente es quien ingresa la retención
Aunque tú incluyas la retención en la factura, no eres quien la paga directamente en ese momento. Tu cliente te abona el total de la factura menos ese importe y, si está obligado a ello, presenta e ingresa la retención ante Hacienda.
Por ejemplo, si emites una factura de 1.000 euros de base imponible con un 21 % de IVA y un 15 % de retención, el cliente no te paga 1.210 euros. Te pagará 1.060 euros:
- Base imponible: 1.000 euros.
- IVA al 21 %: 210 euros.
- Retención IRPF al 15 %: -150 euros.
- Total a cobrar: 1.060 euros.
El IVA se suma y la retención se resta. La retención se calcula, con carácter general, sobre la base imponible del servicio, no sobre el importe que resulta tras añadir el IVA.
Qué porcentaje de retención IRPF debes usar
El tipo general de retención para actividades profesionales es el 15 %. Es el porcentaje que verás en muchas facturas de freelancers, consultores, profesionales de marketing, arquitectos o perfiles tecnológicos que trabajan para empresas.
Sin embargo, quienes inician una actividad profesional pueden aplicar un tipo reducido del 7 % durante el año de inicio y los dos años siguientes. Para utilizarlo, deben cumplirse las condiciones previstas para este régimen, entre ellas no haber ejercido una actividad profesional en el año anterior. Además, conviene comunicar al cliente que aplicarás el tipo reducido para que pueda gestionar correctamente sus obligaciones como pagador.
No todo el mundo que se da de alta como autónomo puede usar el 7 %. La reducción está vinculada al inicio de una actividad profesional, no a cualquier situación personal ni a un simple cambio de clientes. Si tienes dudas sobre si cumples los requisitos, es mejor confirmarlo con una asesoría antes de emitir varias facturas con un porcentaje incorrecto.
También existen tipos específicos para determinadas actividades empresariales y para actividades agrícolas, ganaderas o forestales. Pero para la mayoría de profesionales independientes que emiten facturas por servicios, la decisión suele estar entre el 15 % general y el 7 % de inicio de actividad.
Cuándo no debes retener IRPF
Hay situaciones muy frecuentes en las que no debes incluir retención, aunque seas autónomo. La primera es la ya mencionada: facturar a un particular que no actúa como empresario o profesional.
La segunda es cuando tu actividad no tiene naturaleza profesional a efectos de retenciones. No todos los autónomos emiten facturas con IRPF. Una tienda, un comercio o muchos negocios que venden productos, por ejemplo, no aplican automáticamente retención por el hecho de ser autónomos.
Tampoco debes añadir una retención porque el cliente te lo pida de forma informal si la operación no está sujeta a ella. La factura debe reflejar la naturaleza real del servicio y de la relación comercial. Aplicar un IRPF “por si acaso” puede generar descuadres para ti y para tu cliente.
Hay además operaciones con clientes extranjeros, entidades no residentes o servicios prestados en circunstancias particulares donde el análisis puede cambiar. En esos casos, no conviene copiar el formato de una factura nacional sin revisar antes cómo tributa la operación. Una consulta profesional puntual puede evitar rectificaciones posteriores.
¿Y si facturas a una comunidad de propietarios?
Una comunidad de propietarios puede estar obligada a practicar retención en determinados pagos por servicios profesionales. Por eso no debe tratarse automáticamente como un cliente particular, aunque no sea una empresa mercantil. Si trabajas para comunidades, asociaciones o entidades similares, solicita sus datos fiscales completos y confirma cómo deben recibir la factura.
Cómo saber si debes incluir IRPF antes de emitir
No necesitas convertir cada factura en un trámite complicado. Basta con revisar tres datos antes de enviarla: qué actividad estás facturando, quién es el cliente y qué porcentaje te corresponde.
Si prestas un servicio profesional a una empresa o a otro autónomo, normalmente incluirás retención. Si el destinatario es un particular, normalmente no. Después, comprueba si aplicas el 15 % general o el 7 % por inicio de actividad.
Pide siempre los datos fiscales del cliente al comenzar una colaboración. Tener su nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal te ayuda a emitir una factura completa y, además, evita tener que preguntar a última hora si actúa como empresa, profesional o particular.
También merece la pena mantener un criterio consistente. Si realizas el mismo servicio cada mes para el mismo cliente, la estructura de la factura debería ser la misma salvo que cambie alguna circunstancia relevante. Eso reduce errores y hace más fácil revisar tus documentos antes de enviarlos.
Errores habituales al aplicar la retención
El fallo más común es restar el IRPF del total con IVA. La retención se aplica sobre la base imponible, así que calcularla sobre base más IVA da un resultado incorrecto.
Otro error es usar el 7 % sin revisar si se cumplen los requisitos o prolongarlo más allá del periodo permitido. También es frecuente emitir facturas con retención a particulares porque se ha reutilizado una plantilla de un cliente empresa.
Hay un cuarto error que conviene evitar: confundir una factura con retención con una factura sin IVA. Son conceptos distintos. Que una operación lleve retención no elimina el IVA, y que una operación tenga un tratamiento especial de IVA no determina por sí solo si debe llevar IRPF.
Si detectas un error antes de expedir la factura, corrige el borrador antes de enviarlo. Si la factura ya ha sido expedida y contiene un error que obliga a rectificarla, deberá emitirse una factura rectificativa conforme a la normativa aplicable, identificando la factura original. En ese punto, actuar con orden y conservar una referencia clara entre ambos documentos evita confusiones.
Una factura clara evita conversaciones innecesarias
Es recomendable mostrar la retención de forma desglosada y claramente diferenciada en el cálculo final. No la presentes como un descuento comercial. Así el cliente puede ver con claridad la base, el IVA, el porcentaje de IRPF aplicado y el importe líquido a pagar.
Una herramienta de facturación sencilla ayuda a repetir esta estructura sin hacer cuentas manuales cada vez. Lo útil no es llenar la pantalla de opciones, sino poder seleccionar el porcentaje correcto, comprobar el total y enviar una factura profesional en pocos minutos.
Antes de pulsar enviar, hazte una última pregunta: ¿mi cliente actúa como empresa o profesional y el servicio que facturo está sujeto a retención? Con esa comprobación breve, la mayoría de facturas con IRPF dejan de ser un problema y pasan a ser una rutina más de tu trabajo.