Cobrar una factura de 1.060 € cuando has presupuestado 1.210 € puede sorprender si acabas de empezar como freelance. No es un error del cliente: probablemente has aplicado una retención. Entender las retenciones IRPF facturas evita dudas al emitir, al cobrar y al preparar tus declaraciones.
La idea es sencilla: en determinadas facturas, tu cliente descuenta una parte de tus honorarios y la ingresa a Hacienda en tu nombre. Tú no pierdes ese dinero. Esa cantidad se tiene en cuenta después en tu declaración anual de IRPF como pagos ya adelantados.
Qué es una retención de IRPF en una factura
La retención es un adelanto del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. No es un impuesto añadido como el IVA, sino una cantidad que se resta del importe que el cliente te paga.
A efectos prácticos, si prestas un servicio profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo obligado a retener, puede corresponder que el pagador practique una retención sobre tus rendimientos. Es recomendable reflejar claramente en la factura el porcentaje y el importe retenido para que el cálculo del importe a cobrar sea fácil de entender.
La diferencia frente al IVA es clave. El IVA se suma a la base imponible y lo cobras al cliente. La retención de IRPF se calcula sobre la base imponible, pero se resta del total a pagar. Por eso puede ocurrir que una factura con IVA incluya también una retención, sin que sean conceptos incompatibles.
Cuándo se aplican las retenciones IRPF en facturas
No todas las facturas de un autónomo llevan retención. En el caso habitual de profesionales independientes, se aplica cuando se cumplen dos condiciones: realizas una actividad profesional y tu cliente es una empresa, entidad o autónomo que desarrolla una actividad económica.
Por ejemplo, una diseñadora que prepara la identidad visual de una agencia debe emitir normalmente su factura con retención. Lo mismo suele ocurrir con un desarrollador que presta servicios a una sociedad, una fotógrafa contratada por otra empresa o un consultor que trabaja para un negocio.
En cambio, si esa misma profesional factura directamente a un particular que contrata el servicio para uso personal, lo normal es que no haya retención. El particular no tiene la obligación de practicarla ni de presentarla ante Hacienda.
También hay actividades con reglas propias, como determinados alquileres, actividades agrícolas, ganaderas o forestales, y algunas actividades empresariales. Si tu actividad no es claramente profesional o tienes una situación especial, conviene confirmar el tratamiento antes de emitir varias facturas con el mismo criterio. Una corrección aislada es fácil; corregir una serie completa de facturas y declaraciones ya presentadas no tanto.
El cliente no decide si retiene o no
Es frecuente que un cliente diga que prefiere recibir la factura sin retención para simplificar. Pero no es una cuestión de preferencia comercial. Si por tu actividad y por el tipo de cliente corresponde practicarla, el pagador deberá aplicar la retención que proceda. Reflejarla claramente en la factura es una práctica recomendable porque permite entender el importe que finalmente recibirás.
Tampoco debes añadirla solo porque el cliente sea una empresa. La retención depende de la naturaleza de tu actividad y de las circunstancias de la operación. Antes de crear una plantilla fija, asegúrate de que encaja con tu caso.
Qué porcentaje de IRPF debes poner
Para muchas actividades profesionales, el tipo general de retención es del 15 % sobre la base imponible. Es el porcentaje que suelen utilizar profesionales como diseñadores, programadores, arquitectos, consultores, profesionales del marketing o fotógrafos cuando facturan a empresas o autónomos obligados a retener.
Si estás iniciando una actividad profesional, puedes aplicar el tipo reducido del 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes. Para utilizarlo, debes comunicar por escrito a tu cliente que cumples los requisitos. No hace falta pedir una autorización previa a Hacienda, pero sí corresponde hacer esa comunicación para que el pagador aplique correctamente el porcentaje.
La elección del 7 % tiene un efecto claro: recibirás más dinero en cada cobro porque el cliente retiene menos. A cambio, habrás adelantado menos IRPF durante el año. No es un descuento fiscal ni una ventaja automática en el resultado final de tu declaración: cambia cuándo pagas, no necesariamente cuánto te corresponde pagar.
Existen porcentajes distintos para situaciones y actividades concretas. Por eso, si facturas servicios profesionales ordinarios, 15 % o 7 % será el escenario más común. Si no es tu caso, no copies el porcentaje de una factura de otro autónomo sin comprobarlo.
Cómo calcular una factura con retención e IVA
El cálculo parte siempre de la base imponible. Imagina que prestas un servicio por 1.000 € y aplicas el 21 % de IVA y una retención del 15 %.
La base imponible es de 1.000 €. El IVA asciende a 210 €, por lo que el total de la factura antes de la retención es de 1.210 €. La retención de IRPF es de 150 €, de modo que el importe líquido que deberá pagarte el cliente será de 1.060 €:
1.000 € + 210 € = 1.210 € de total de factura 1.210 € - 150 € = 1.060 € de importe líquido a pagar
Es recomendable mostrar de forma separada la base, el tipo e importe del IVA y, cuando proceda, el porcentaje y el importe de la retención, junto con el importe líquido a pagar.
Un error típico es calcular la retención sobre el total con IVA incluido. No corresponde. En el ejemplo, el 15 % se calcula sobre los 1.000 € de base imponible, no sobre los 1.210 €.
Qué ocurre si no aplicas IVA
Hay operaciones exentas o no sujetas a IVA que pueden llevar retención de IRPF. Son conceptos distintos. Que una factura no tenga IVA no significa, por sí solo, que deba ir sin retención.
Por ejemplo, en determinados servicios de formación pueden existir reglas específicas sobre el IVA, mientras que la retención dependerá de la actividad y del destinatario. Cuando coinciden varias particularidades fiscales, la forma más segura de trabajar es revisar el caso concreto antes de enviar la factura.
Quién declara la retención y qué debes hacer tú
El pagador que ha retenido el importe es quien debe ingresarlo a Hacienda, habitualmente mediante el modelo 111, y resumirlo después en el modelo 190. Como profesional que emite la factura, no presentas esos modelos por las retenciones que te practican tus clientes.
Tu parte consiste en emitir bien la factura, conservarla y comprobar que la retención aparezca posteriormente en tus datos fiscales. Esa información será relevante cuando presentes tu declaración de la renta.
Guarda también los certificados de retenciones que puedan facilitarte los clientes. Aunque los datos suelen estar disponibles en la información fiscal, tener la documentación ordenada ayuda a detectar diferencias, sobre todo si trabajas con muchos clientes o has cambiado de porcentaje durante el año.
Errores que conviene evitar al facturar
El primer error es incluir la retención en facturas a particulares cuando no corresponde. El segundo, aplicar siempre el 7 % sin haber comprobado si sigues dentro del periodo permitido. También es habitual confundir el importe retenido con un descuento comercial: no lo es y debe identificarse como retención de IRPF.
Otro problema aparece cuando el profesional modifica el porcentaje en una factura ya enviada sin rectificarla formalmente. Si necesitas corregir importes o datos fiscales de una factura expedida, utiliza el procedimiento de rectificación que corresponda y deja trazabilidad. Borrar una factura sin más puede complicar el historial documental.
Para reducir estos fallos, conviene configurar clientes y servicios con atención desde el principio. En Facturita puedes crear facturas profesionales con tus clientes, productos o servicios habituales y revisar los importes antes de enviarlas, sin convertir la facturación diaria en un proceso contable pesado.
Una factura clara evita conversaciones innecesarias
Cuando la retención está bien calculada y desglosada, tu cliente sabe qué pagar y tú sabes por qué el ingreso recibido no coincide exactamente con la suma de tus honorarios e IVA. Esa claridad es especialmente útil si acabas de empezar a facturar a empresas.
Si tienes dudas sobre si tu actividad debe llevar retención o sobre el porcentaje aplicable, resuélvelas antes de emitir la primera factura recurrente. Después, mantener el criterio correcto en cada factura será mucho más simple que arreglarlo a final de año.